Informationen

Allgemeines

Als Reaktion auf die Corona-Krise hat die Regierung ein Konjunkturpaket beschlossen. Das Konjunkturpaket soll Beschäftigte und Familien unterstützen, Unternehmen stabilisieren, die Modernisierung des Landes voranbringen und dafür sorgen, dass Deutschland gestärkt aus der Krise hervorgeht. Neben einigen anderen Maßnahmen beinhaltet das Konjunkturpaket eine temporäre Senkung des Mehrwertsteuersatzes (von 01.07. bis 31.12.2020) von 19 Prozent auf 16 Prozent und des ermäßigten Steuersatzes von sieben Prozent auf fünf Prozent. Ab dem 01.01.2021 gilt wieder der bisherige Regelsteuersatz, so dass wieder von 16 Prozent auf 19 Prozent und von fünf Prozent auf sieben Prozent umgestellt werden muss. Dadurch sind im ERP-System sowohl für die Senkung als auch für die spätere Rückerhöhung einige Anpassungen vorzunehmen, so dass die richtigen Steuersätze im entsprechenden Zeitraum angewendet werden.

Die Mehrwertsteuer wird zum Tag der Leistungserbringung berechnet. Das heißt, wenn im Dezember geliefert, aber erst im Januar abgerechnet wird, so gelten noch die ermäßigten Steuersätze von 5% bzw. 16% für diese Positionen. Wird eine Belegposition im Dezember teilgeliefert und erst im Januar erfolgt die restliche Teillieferung, so gilt für alle Lieferungen aus Dezember der Steuersatz 5% bzw. 16%, und ab dem 01.01.2021 dann für die restlichen Lieferungen ein Steuersatz von 7% bzw. 19%. Die entsprechende Belegzeile muss in so einem Fall gesplittet werden. Die nachfolgende Handlungsempfehlung zeigt auf, wie mit Hilfe eines Konvertierungsprogramms die Stammdaten, Buch.-Blätter und Belege angepasst werden können.

Informieren Sie sich bitte vorab zu den gesetzlichen Bestimmungen und sprechen Sie sich mit Ihren Steuerberater ab. Das Konvertierungsprogramm ist eine technische Unterstützung bei der Umstellung, die inhaltlichen Vorgaben können nur von einem Steuerberater erfolgen. Sie sollten dort z. B. klären, ob das Konvertierungsprogramm "Änderung des MwSt.-Satzes" die Anforderungen erfüllt, ob für die temporäre Senkung der MwSt. neue Sachkonten für die Umsatz- und Vorsteuer angelegt werden sollen und wie mit möglichen Sonderfällen umgegangen werden soll. Sollten Sie bei der technischen Umstellung Beratungs-Unterstützung von faveo benötigen, kontaktieren Sie dazu bitte Jan Pellinger (jan.pellinger@faveo.de, Head of Operations bei faveo). 

Informationen zum Konvertierungsprogramm

faveo 365 auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central bzw. vorher Dynamics NAV beinhaltet seit der Version NAV2013 ein Konvertierungsprogramm "Änderung des MwSt.-Satzes", mit dem Umrechnungen von MwSt.- und allgemeinen Produktbuchungsgruppen ausgeführt werden können. Das Programm ändert MwSt.- und allgemeinen Produktbuchungsgruppen von Stammdaten, Buch.-Blättern und Belegen. 

Folgende Daten und Belege sind von der automatischen Konvertierung ausgenommen:

• Alle Verkaufs- und Einkaufsvorgänge, die bis 31.12.2020 geliefert wurden. Diese Belege werden noch mit dem aktuellen Steuersatz von 5% bzw. 16% fakturiert und demnach nicht konvertiert
• Belege mit gebuchten Vorauszahlungsrechnungen. Wurden Vorauszahlungsrechnungen geleistet oder erhalten, die nicht vollständig erledigt sind, bevor das MwSt.-Konvertierungsprogramm verwendet wird, so gibt es eine Differenz zwischen der fälligen MwSt. und der MwSt., die in den Vorauszahlungen bezahlt wurde, wenn die Rechnung geschlossen wird. Das Konvertierungsprogramm überspringt diese Belege, so dass sie im Anschluss manuell aktualisiert werden müssen
• Direktlieferungen und Spezialaufträge: Das Programm überspringt die zugehörigen Einkaufs- und Verkaufsbelege. Sie müssen im Anschluss manuell aktualisiert werden.
• Verkaufs- und Einkaufsbestellungen mit Lagerintegration und Teillieferungen. Gibt es teilweise gelieferte Zeilen in Ein-/Verkaufsbelegen, die bereits mit Warenein- oder ausgangszeilen verknüpft sind, so überspringt das Konvertierungsprogramm diese Belege. Sie müssen im Anschluss manuell aktualisiert werden.
• Serviceverträge 

Von Microsoft gibt es auch Informationsmaterial zum Konvertierungstool:

Doku (Original, englisch)

Doku (maschinenübersetzt, deutsch)

Lerneinheit

Vorbereitung

Hinweis: Wenn Sie in Ihrem aktuellen System bereits im Juli auf die ermäßigten Steuersätze umgestellt haben, können Sie jetzt ab dem Punkt "Einrichtung der Konvertierung" starten. 

Hinweis: Die Namen für die MwSt. Produktbuchungsgruppen und Produktbuchungsgruppen können frei gewählt werden. Die Steuerkonten sind in Abstimmung mit dem Steuerberater zu wählen. Die hier verwendeten Namen und Nummern sind fiktiv.

Anlage neuer MwSt.-Produktbuchungsgruppen

faveo 365 berechnet den korrekten Mehrwertsteuersatz, indem es die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und die MwSt.-Produktbuchungsgruppe kombiniert. Wenn ein MwSt.-Satz geändert wird, ist eine neue MwSt.-Produktbuchungsgruppe erforderlich, um den neuen MwSt.-Satz in der MwSt.-Buchungseinrichtung einzurichten.

Über die Suche kann die Übersicht der MwSt. Produktbuchungsgruppen geöffnet werden. Dort müssen die zwei neuen MwSt. Produktbuchungsgruppen angelegt werden.

Anlage neuer Produktbuchungsgruppen

Die Produktbuchungsgruppen bestimmen die Buchung gemäß der Art des Artikels und der Ressource, die gekauft oder verkauft wird. In der "Buchungsmatrix Einrichtung" wird anhand der Kombination von Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe definiert, auf welche Erlöskonten gebucht wird. Wenn alle Erlöse auf das gleiche Konto gebucht werden und die Produktbuchungsgruppe einen allgemeinen Namen hat, kann auch mit den bestehenden Produktbuchungsgruppen gearbeitet werden, sodass diese nicht konvertiert werden müssen.

Über die Suche kann die Übersicht der "Allgemeine Produktbuchungsgruppen" aufgerufen werden. Aus der Übersicht heraus können neue Produkbuchungsgruppen angelegt werden. Über das Feld "Vorg.-MwSt.-Produktbuchungsgr." kann eine Vorgabe für die dazugehörigen MwSt. Produktbuchungsgruppe angegeben werden, z,B. Produktbuchungsgruppe HANDEL16 mit MwSt. Produktbuchungsgruppe VAT16.

Anlage neuer Steuerkonten

Es wird für eine bessere Abgrenzbarkeit empfohlen, neue Sachkonten für die Umsatz- und Vorsteuer anzulegen. 

Über die Suche kann der "Kontenplan" aufgerufen werden.  Über "Neu" kann ein neues Konto dem Kontenplan hinzugefügt werden. 

Anpassung der MwSt.-Buchungsmatrix Einrichtung

Anschließend müssen neue Zeilen für die neuen MwSt.-Produktbuchungsgruppen in der MwSt. Buchungsmatrix eingerichtet werden. Die "MwSt.-Buchungsmatrix Einr." kann entweder über die Suche aufgerufen werden

oder aus den MwSt. Produktbuchungsgruppen heraus. Diese Option ist etwas übersichtlicher, da auf die MwSt. Produktbuchungsgruppe gefiltert wird.

               

Sollten relevante Buchungseinrichtungszeilen fehlen, so kommt eine Fehlermeldung vor der Konvertierung. Die Buchungseinrichtungszeile muss erfasst werden, sonst kann die Konvertierung nicht gestartet werden.

Anpassung der Buchungsmatrix Einrichtung

Falls neue Produktbuchungsgruppen angelegt wurden, müssen diese in der "Buchungsmatrix Einrichtung" mit den jeweiligen Geschäftsbuchungsgruppen kombiniert werden. Das Vorgehen ist ähnlich der Einrichtung der MwSt. Buchungsmatrix. 

Im Nachgang können Fehler bei der Fakturierung auftauchen, falls Kontoeinrichtungen in den Matrizen vergessen wurden. Die Fehlermeldung sagt deutlich aus, wo eine Eintragung fehlt. Diese muss einmal nachgetragen werden. Im Anschluss sollte die Buchung einwandfrei funktionieren.

Einrichtung der Konvertierung

Wenn die neuen MwSt.-Produktbuchungsgruppen und Produktbuchungsgruppen angelegt wurden, muss im Konvertierungsprogramm festgelegt werden, welcher Code zu welchem konvertiert werden soll. Über die Suche können die relevanten Einrichtungsseiten aufgerufen werden.

Hinweis: Vorhandene Konvertierungszeilen müssen gelöscht werden

 ansonsten kann es zu folgendem Fehler kommen: 

Das Feld "Konvertierungsdatum" füllt sich erst, wenn die Konvertierung abgeschlossen wurde. 

Einrichtung der MwSt.-Satzänderung

In dem Fenster Einrichtung der MwSt.-Satzänderung kann eingerichtet werden, was in den Stammdaten, Buch.-Blättern und den Belegen auf den neuen Mehrwertsteuersatz umgewandelt werden sollen. 

In dem Register "Allgemein" können zwei Einstellungen gesetzt werden:

Feld	Beschreibung
Tool zum Ändern des MwSt.-Satzes abgeschlossen	Der Haken setzt sich automatisch, wenn die Konvertierung abgeschlossen wurde. Wenn anschließend nochmal konvertiert werden soll, muss der Haken vor der Konvertierung wieder entfernt werden.
Konvertierung durchführen	In diesem Feld muss ein Haken gesetzt sein, wenn die Konvertierung des Mehrwertsteuersatzes durchgeführt werden soll. Ist dieses Feld nicht aktiviert und eine Konvertierung wird angestoßen, so wird eine Testumrechnung gemacht, ohne dass die Datensätze wirklich verändert werden.

In dem Register "Masterdaten" können Filter für die Konvertierung von Sachkonten, Artikel und Ressourcen gesetzt werden. Zudem kann festgelegt werden was und ob Produktbuchungsgruppe bzw. MwSt. Produktbuchungsgruppe für die einzelnen Stammdaten konvertiert werden sollen.

Wert	Beschreibung
MwSt.-Produktbuchungsgruppe	Nur die MwSt. Produktbuchungsgruppe wird bei der Konvertierung aktualisiert
Produktbuchungsgruppe	Nur die Produktbuchungsgruppe wird bei der Konvertierung aktualisiert
Beides	Produktbuchungsgruppe sowie MwSt. Produktbuchungsgruppe werden aktualisiert
Nein	es werden keine Felder aktualisiert

Die beiden anderen Register "Buch.-Blätter" und "Belege" können genauso individuell eingerichtet werden.

Sonstige Vorbereitungen

• Bis zum Stichtag sollten möglichst viele Ein- und Verkaufsvorgänge abgeschlossen werden. Das heißt, es sollte idealerweise alles fakturiert werden, was bis dahin geliefert wurde. Zudem sollten erledigte Aufträge und Bestellungen gelöscht werden, damit sie vom Konvertierungsprogramm nicht mehr durchlaufen werden.
• Wareneingänge und -ausgänge sollten weitestgehend abgearbeitet werden. 
• Verwendete Buch.-Blätter sollten geprüft werden, vielleicht können auch hier noch Buchungen vor dem Stichtag abgeschlossen werden
• Eine Datensicherung sollte erstellt werden. Nutzen Sie eine On-Premise Installation, sollten Sie vor der Konvertierung eine Datensicherung erstellen. Bei Nutzung der faveo Cloud-Lösung werden automatisch regelmäßige Backups der Datenbank erstellt und max. 35 Tage vorgehalten.  
• Das Feld MwSt.-Produktbuchungsgruppe sollte in den Beleg- und Buch.-Blatt-Zeilen eingeblendet werden, damit nach der Umstellung auf den Inhalt dieses Feldes geachtet werden kann

Durchführung

Bevor am 01.01.2021 mit den neuen Buchungsgruppen gebucht werden kann, muss zuvor einmal das Konvertierungsprogramm durchlaufen werden. Dies kann auch bereits am Vorabend nach der letzten Buchung im System gemacht werden.

Es sollte darauf geachtet werden, dass Automatismen, welche das Konvertierungstool stören könnten, für den Zeitraum der Durchführung deaktiviert werden.

So sollten z. B. Aufgabenwarteschlangen für EDI-Übertragungen, Webshop-Schnittstellen oder Logistiker-Anbindungen auf "Abwarten" gestellt werden.

Kunden, die mit Stammdaten-Synchronisierungen zwischen mehreren Mandanten arbeiten, sollten die entsprechenden Exportprofile, welche die Datenänderungen protokollieren, auf "In Entwicklung" stellen.

Wurde das Konvertierungstool schon einmal eingesetzt, so ist der Haken "Tool zum Ändern des MwSt.-Satzes abgeschlossen" noch gesetzt. Dieser muss vor einer erneuten Konvertierung entfernt werden.

Wenn alle Vorbereitungen und Vorkehrungen getroffen wurden, kann der Haken "Konvertierung durchführen" in der Einrichtungsseite "Einrichtung der MwSt.-Satzänderung" gesetzt und die Konvertierung über die Funktion "Konvertieren" durchgeführt werden. 

Sollte es während des Konvertierungsprozesses zu einem Fehler kommen, so sind die Änderungen bis zum Fehler schon gespeichert. Es wird in diesem Fall vom System noch nicht der Haken im Feld "Tool zum Ändern des MwSt.-Satzes abgeschlossen" gesetzt. Nach der manuellen Korrektur des fehlerhaften Datensatzes kann die Konvertierung erneut gestartet werden.

Je nach Anzahl der Artikel und Belege im System dauert die Konvertierung zwischen einigen Minuten und wenigen Stunden. Durch das Befolgen der oben genannten Vorkehrungen kann die Laufzeit entsprechend verkürzt werden.

Wichtig ist, dass am Ende der Haken im Feld "Tool zum Ändern des MwSt.-Satzes abgeschlossen" gesetzt ist, denn nur dann wurden alle Stammdaten, Buchblattzeilen und Belege komplett durchlaufen.

Es kann auch erst eine Testkonvertierung gemacht werden. Dazu wird der Haken in "Konvertierung durchführen" nicht gesetzt und die Funktion "Konvertieren" ausgeführt. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass auch der Testlauf einiges an Zeit kostet. Je mehr Daten konvertiert werden, desto länger dauern die Konvertierung und ggf. Testkonvertierung. Nach der Testkonvertierung wird der Haken in "Tool zum Ändern des MwSt.-Satzes abgeschlossen" nicht gesetzt! Datensätze werden nicht geändert.

Nachbereitung

Nach der Konvertierung kann in den "Protokollposten für MwSt.-Satz-Änderung" überprüft werden, welche Datensätze umgestellt wurden und wo noch ggf. manueller Aufwand ist. Zudem sollte über das Feld "MwSt. Produktbuchungsgruppe" in den Belegen kontrolliert werden, ob die richtige Mehrwertsteuer gezogen wird.

Über die Funktion "Anzeigen..." in den Protokollposten kann direkt zu den geänderten Datensätzen (Artikeln; Buchblattzeilen oder Belegen) navigiert werden.

Im Folgenden werden einige Beschreibungen aus den Protokollposten erläutert und Handlungshinweise zur manuellen Bearbeitung gegeben:

Beschreibung	Hinweis
Es sind keine Inhalte zum Konvertieren vorhanden. Die Restmenge ist null.	Die Positionen im Beleg wurden bereits vollständig ausgeliefert und werden demnach mit dem "alten" Steuersatz berechnet (siehe dazu die Ausführungen im Abschnitt "Information"). Demnach ist es richtig, dass keine Inhalte konvertiert werden.
Die Zeile 10000 wurde auf zwei Zeilen aufgeteilt. Die Restmenge befindet sich in der neuen Zeile.  Die Zeile 15000 wurde hinzugefügt. Sie enthält die Restmenge aus der Zeile 10000.	Es gab bereits eine Teillieferung auf Positionsebene. Die bereits gelieferte Menge wird zum "alten" Steuersatz berechnet, die noch auszuliefernde Ware zum "neuen" (siehe dazu die Ausführungen im Abschnitt "Information").
Für den Auftrag ist eine teilweise gelieferte Zeile vorhanden, die mit einem Logistikbeleg verknüpft ist. Aktualisieren Sie den Auftrag manuell.	Es gibt ein Wareneingang oder -ausgang zu dem Beleg, der bereits eine Teillieferung auf Positionsebene beinhaltet. Alle Belegpositionen in dem relevanten Beleg müssen einmal manuell geprüft werden, ob sie bereits vor dem Stichtag geliefert wurden oder danach. Dementsprechend muss die MwSt. Produktbuchungsgruppe angepasst werden und ggf. die Position mit der Teillieferung manuell aufgesplittet werden.
Die Auftragszeile 10000 vom Typ 'Zu-/Abschlag (Artikel)' wurde teilweise geliefert/fakturiert. Aktualisieren Sie den Auftrag manuell	Achtung: dieser Hinweis kommt auch für Positionen, die schon komplett geliefert und fakturiert sind. In diesem Fall kann der Hinweis ignoriert werden. Ansonsten muss der Zu/Abschlag gesplittet werden, so dass der eine Teil mit dem alten Steuersatz verrechnet wird und der zweite Teil mit dem neuen Steuersatz. Auch die Zuordnung ist dadurch anzupassen.
Die Auftragszeile 10000 enthält einen Einkaufscode vom Typ 'Spezialauftrag'. Aktualisieren Sie den Auftrag manuell.	Die MwSt.-Produktbuchungsgruppe und - falls diese ebenfalls angepasst wurde - die Produktbuchungsgruppe müssen in der Einkaufs- und der Verkaufszeile manuell umgestellt werden. Dafür ist der jeweilige Beleg ggf. einmal zu öffnen, falls der Status auf Freigegeben steht.
Die Auftragszeile 10000 enthält einen Einkaufscode vom Typ 'Direktlieferung'. Aktualisieren Sie den Auftrag manuell.	In diesen Fällen muss genauer nachvollzogen werden, wann die Ware zum Kunden raus gegangen ist um festzulegen, ob die Leistungserbringung vor oder nach dem Stichtag geschehen ist. Erfolgt die Leistungserbringung nach dem Stichtag, müssen die MwSt.-Produktbuchungsgruppe und - falls diese ebenfalls angepasst wurde - die Produktbuchungsgruppe in der Einkaufs- und der Verkaufszeile manuell umgestellt werden. Dafür ist der jeweilige Beleg ggf. einmal zu öffnen, falls der Status auf Freigegeben steht.
Dieses Dokument ist mit einem Montageauftrag verknüpft. Sie müssen das Dokument manuell konvertieren.	Der Montagebeleg muss zunächst gelöscht werden. Dies können Sie durch das Heruntersetzen der "Menge für Auftragsmontage" auf 0 erreichen. Anschließend kann die Auftragszeile manuell angepasst werden auf den neuen Steuersatz. Nach der Korrektur kann die Menge für Auftragsmontage wieder auf den ursprünglichen Wert gesetzt werden.
Belege mit gebuchter Vorauszahlung müssen manuell konvertiert werden	Der Status des Auftrags muss zurückgesetzt werden und die MwSt. Produktbuchungsgruppe in den Auftragszeilen einmal manuell angepasst werden. Anschließend kann der Auftrag freigegeben werden, sodass sich der Status wieder auf "Vorauszahlung ausstehend" ändert.

Zusätzlich sollten die "Allg. Kontierungsregeln" (falls verwendet) kontrolliert werden. Wenn dort Sachkonten mit MwSt.-Produktbuchungsgruppen eingetragen sind, muss ggf. das Sachkonto neu eingetragen werden.

Zum Schluss können die Automatismen (Aufgabenwarteschlangenposten, Exportprofile, etc.), die vor der Durchführung des Konvertierungsprogramms ausgeschaltet wurden, wieder aktiviert werden.